Inventaire des charges
L'inventaire des charges est le document précis et limitatif, que doit comporter le bail commercial, qui énumère les catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail et indique leur répartition entre le bailleur et le locataire.
Comment ça marche
L'obligation résulte de l'article L145-40-2 du Code de commerce. Deux mots comptent : précis et limitatif. Précis signifie que les catégories doivent être identifiées, pas décrites par une formule générale du type toutes charges de l'immeuble. Limitatif signifie que ce qui n'est pas listé n'est pas refacturable.
Tout contrat de location doit le comporter, y compris le bail renouvelé. Il s'accompagne d'obligations d'information périodique : état récapitulatif annuel des charges, communication des documents justificatifs sur demande, information sur les charges nouvelles en cours de bail et, lors de la conclusion du bail puis tous les trois ans, état des travaux passés et prévus avec leur budget (article L145-40-2).
Dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires, le contrat de location précise également la répartition des charges et du coût des travaux entre les différents locataires. Cette répartition est fonction de la surface exploitée (article L145-40-2) ; elle peut être conventionnellement pondérée, à condition que les pondérations soient portées à la connaissance des locataires (article R145-35). Cette exigence permet au locataire de vérifier qu'il ne supporte pas la quote-part d'un local vacant ou d'un autre occupant.
Ce que ça change pour vous
Pour un commerçant, l'inventaire est le premier document à réclamer lorsqu'une régularisation de charges paraît élevée. Confrontez chaque ligne de l'appel de charges à l'inventaire annexé : les écarts sont fréquents.
Pour un bailleur, l'inventaire est la condition d'efficacité de toute la refacturation. Un bail sans inventaire expose à des demandes de restitution portant sur plusieurs exercices.
Pour un investisseur, la qualité des inventaires annexés aux baux d'un actif est un indicateur direct de la solidité des revenus nets annoncés.
À ne pas confondre avec
L'inventaire liste les catégories et la répartition. L'état récapitulatif annuel présente les montants réellement dépensés pour l'exercice. Le budget prévisionnel de travaux porte sur les dépenses à venir. Les trois sont distincts et se cumulent.
Questions fréquentes
Mon bail dit seulement que je paie toutes les charges, est-ce suffisant ? Non, pour les baux soumis à l'obligation. Une formule générale ne remplit pas l'exigence d'un inventaire précis et limitatif. La refacturation de charges non listées se conteste.
Puis-je demander les factures ? Oui. Le bailleur doit être en mesure de justifier les charges refacturées. Demandez-les par écrit, en visant la période concernée.
Dois-je payer la part des locaux vides de l'immeuble ? Dans un ensemble immobilier, les charges, impôts, taxes, redevances et le coût des travaux relatifs aux locaux vacants ne peuvent pas être imputés au locataire pour les baux soumis au décret du 3 novembre 2014 (article R145-35, 5°). Vérifiez la clé de répartition appliquée.